Venta Equipos SAS

Política de tratamiento de datos personales

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INTRODUCCIÓN

La presente política tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de la Empresa Venta Equipos S.A.S, así como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora organizacional. Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir para el área de Gestión Humana, promoviendo el buen desarrollo administrativo y dando cumplimiento a las actividades de la empresa. Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, en la normatividad establecida, en la estructura organizacional de la empresa, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad de este, con el fin de cuidar su vigencia operativa.

1.OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por VENTA EQUIPOS S.A.S, de conformidad con las finales establecidas en el presente documento.

2.ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de VENTA EQUIPOS S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales según la ley Estatutaria 1581 de 2012.

3.OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para la compañía VENTA EQUIPOS S.A.S.

4.RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

VENTA EQUIPOS S.A.S, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con NIT 900.155.085-6, con domicilio principal en la Calle 166 #19-73 ciudad de Bogotá, página web www.ventaequipos.com , teléfono (+57 601) 467 3302.

5.DEFINICION

Respetando los parámetros legales, establecemos las siguientes definiciones que serán aplicadas conforme a los principios que rigen los derechos de habeas data y protección de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos : Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal : Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal privado : Toda información personal que tiene conocimiento restringido, y por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público : Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que puedan abstenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden ser contenidos, ente otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Son todos aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, entre otros. La Ley prohíbe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando el titular haya dado su autorización de manera explícita, o cuando su tratamiento sea necesario para el interés vital del titular, o cuando sean necesarios para la defensa en un proceso judicial o tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
Encargado del tratamiento : Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento : Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. • Titular : Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia : La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra fuera del país.
Transmisión : Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento : Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato semiprivado : Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personal o a la sociedad en general.

6.PRINCIPIOS

La presente política de privacidad, protección y tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios rectores:

Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a su marco legal.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y le ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad : El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia : En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
Principio de acceso y circulación restringida : El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y del marco legal acá referido, de manera que el tratamiento sólo podrá hacerse por las personas que autorice el titular o las que la ley disponga. Los datos personales no podrán estar en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte del responsable ó encargado del tratamiento a que se refiere esta política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso ó acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro ó comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en el marco legal antes citado.
Transparencia: Debe garantizarse al titular el derecho a obtener de VENTA EQUIPOS S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
Deber de información : Se informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Asimismo, informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

7.DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 15871 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: Conocer, actualizar, rectificar sus datos personales frente a los responsables y encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado

Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Ser informado de manera previa, sobre el uso que se le ha dado y se e dará a los datos personales. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable de Tratamiento.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

En particular cuenta con los siguientes derechos :

Derecho de Acceso: Comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus datos personales, así como del tratamiento aplicado a los mismos (incluye comunicaciones y cesiones de los datos) la finalidad del tratamiento, ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales.
Derecho de Actualización: Este derecho comprende la facultad del titular del dato, de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
Derecho de Rectificación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
Derecho de Cancelación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato, de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo aquellos casos contemplados con excepciones por la ley, o cuando se mantenga debido a la existencia de una relación contractual o comercial.
Derecho de la Revocatoria del Consentimiento: El titular de los datos personales tiene derecho a revocar el consentimiento o la autorización para el tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual especifico.
Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.

8.TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento de datos sensibles y de menores se hará cuando:

El tratamiento haya sido autorizado por el titular de los datos sensibles salvo en los casos que, por ley, no se requiere el otorgamiento de dicha autorización.

El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar autorización.

El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

VENTA EQUIPOS S.A.S además cumple con:

Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible y finalidad de tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos sensibles (salvo que exista causal legal o contractual para hacerlo).

9.TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES.

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la

Ley 1581 de 2012, y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: – Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña, o adolescente, otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de Infancia y Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún Tratamiento de sus datos.

10.CLASIFICACIÓN DE BASES DE DATOS

Bases de datos empleados.

VENTA EQUIPOS S.A.S, almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de reclutamiento, selección y contratación de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física y digital sólo será accedida y tratada por el área Administrativa, contará con un nivel seguridad media.

Por servicios externos que se pueda requerir para adelantar pruebas y/ o estudios de seguridad, así como exámenes ocupacionales, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de datos a un tercero, con el fin de que este sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado, se incluirá la autorización de transferencia de datos.

Estas bases de datos en medio físico o sistematizado contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la compañía y su tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorpora información privada, pública, de menores y sensible de las cuales se cuente con autorización, en ningún caso daremos tratamiento a datos sensibles o de menores de edad, sin autorización previa.

La información únicamente se conservará con las siguientes finalidades:

Gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
Confirmar información con bases de datos públicas.
Establecer la relación contractual.
Adelantar afiliaciones ante EPS, Fondo de Pensiones, administradoras de riesgos, caja de compensación familiar.
Incorporar datos personales en las carpetas físicas y archivos digitalizados.
Realizar un correcto proceso de nómina con pagos y descuentos a los que haya lugar.
Eventualmente se compartirá información con terceros quienes podrán realizar tratamiento de datos para las mismas finalidades descritas en este documento.
Llevar control de ingreso y salida de los trabajadores, el cual podrá hacerse a través de biométrico entre otros medios.
Monitorear a través del sistema de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones, con el objeto de garantizar la seguridad de los bienes y personas que de la compañía.
Informar sobre programas de promoción.
Publicar y divulgar el uso de imágenes, sonidos y filmaciones durante los eventos y programas por la compañía.
Notificar cualquier cambio en la política de protección de datos de la compañía.
Se realizará la respectiva solicitud de autorización de continuar con el derecho a tratar los datos de las personas vinculadas como empleados que se encuentran incluidos en bases de datos.

Bases de datos exempleados

VENTA EQUIPOS S.A.S, almacenará los datos personales obtenidos del exempleado en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física y digital solo será accedida y tratada por el área Administrativa y contará con un nivel medio de seguridad.

Este archivo se usará para las siguientes finalidades:

Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes.
Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación.
La información almacenada en este archivo se utilizará para fines estadísticos e históricos.
Gestionar el proceso de archivo de carpetas laborales y demás documentos según se requiera.
Gestionar registros fotográficos y/o de video sobre actividades de bienestar, capacitación, desarrollo o afines, realizadas cuando el exempleado ostentaba la calidad de empleado.

Base de datos clientes

VENTA EQUIPOS S.A.S. almacenará los datos de sus clientes de manera manual y digitalizada, contará con un nivel medio de seguridad y será accedida y tratada por el área administrativa, comercial, y técnica con el fin de mantener la relación contractual con estos. Esta base contiene datos de personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene las siguientes finalidades:

Recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el procedimiento para el tratamiento de los datos personales.
Informar sobre los productos y servicios, así como los eventos, promociones, ofertas comerciales relacionadas.
Realizar estudios y evaluaciones, así como análisis con fines estadísticos.
Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado de los servicios y productos prestados y ofrecidos por la empresa.
Eventualmente se hará transferencia de algunos datos a terceros.
Responder a las consultas y reclamos que se realicen a través de cualquiera de los canales que la empresa ponga a su disposición.
Consultar bases de datos públicas, sistemas de prevención y centrales de riesgo.
Evaluar conceptos financieros fin de dar viabilidad a pagos con crédito.
Se, realizará la respectiva solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales y privadas vinculadas como clientes o contactos que se encuentran incluidos en bases de datos.

Base de datos proveedores

Los datos de los proveedores se manejarán en una carpeta digital, contará con un nivel bajo de seguridad, quien tendrá acceso será área contable, compras, administrativa para las finalidades descritas más adelante. Esta base de datos cuenta con información de personas naturales y personas jurídicas.

Cuando se le exija a VENTA EQUIPOS S.A.S, la divulgación de datos del proveedor consecuencia de un proceso de contratación, está se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que provengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Las finalidades serán:

Elaborar órdenes de compra, servicios y contratos.

Gestionar datos para efectuar procesos de pagos de factura y cuentas de cobro presentadas por la compañía.

Responder reclamos y consultas que se realicen por medio de los canales autorizados.
Evaluar productos y servicios ofrecidos o prestados por el proveedor.
Recolectar, registrar y actualizar los datos personales con la finalidad de comunicar, atender y acreditar actividades en relación con su condición de proveedor o tercero relacionado con la compañía.
Eventualmente se hará transferencia de algunos datos a terceros.

Base de datos nomina

El almacenamiento de los datos de nómina es de forma digitalizada a través del aplicativo TNS nómina, que contiene datos personales públicos, privados de los trabajadores, pertinentes para la Gestión de Contabilidad y con las siguientes finalidades:

Realizar los pagos según corresponda al colaborador.
Proceder con los descuentos que el colaborador autorice.
Hacer pagos a las entidades prestadores de servicios de seguridad social, fondos de pensiones, cajas de compensación.
Ejecución de actividades de bienestar, salud ocupacional.
Contratar beneficios laborales con un tercero.
Notificar contactos autorizados en caso de emergencia.
Eventualmente se podrán trasferir los datos a terceros conservando siempre las mismas finalidades.

Bases de datos Visitantes

La compañía captará los datos de los visitantes que ingresan a la compañía (proveedores, terceros, clientes, etc.), tanto de manera audiovisual como de manera escrita, que sean pertinentes y necesarios para gestionar la seguridad de las instalaciones de la compañía, así como para actuar eficientemente en situaciones de riesgo o peligro.

Las finalidades son las siguientes.

Salvaguardar la seguridad física de todo el personal que se encuentre al interior de las instalaciones.

Poner en marcha planes efectivos de evacuación ante cualquier contingencia que se pueda presentar, velando por la seguridad de cada persona que se encuentre al interior de la compañía.

Realizar investigaciones ante posibles incidentes de seguridad que se puedan presentar.
Servir como material probatorio en caso de presentarse algún acto delictivo en el que los registros pudieran ser útiles para tal fin.
Realizar análisis estadísticos sobre el flujo de personal externo que ingresa a la compañía
Actuar eficientemente en caso de un accidente o incidente que requiera atención médica.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por lo tanto VENTA EQUIPOS S.A.S., no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

Exista autorización expresa para hacerlo.
Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
Sea necesaria con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos que sea requerida o permitido por la ley.

11.COMUNICACIONES Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS

Autorización: Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación de datos personales que se requieran por parte de la compañía, se debe contar con el previo, libre, expreso e informado consentimiento del titular de los datos. VENTA EQUIPOS S.A.S, como responsable del tratamiento de los datos personales dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando que sea de posible verificación.
Mecanismos de recolección de autorización: La autorización puede ser otorgada por medio de un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que garantice su posterior consulta. La autorización será emitida por VENTA EQUIPOS S.A.S y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, tal como lo establece la ley 1581 de 2012. Con dicha autorización, el titular de los datos personales es informado de:
Quién recopila los datos.
Datos recopilados.
Para qué se recopilan los datos.

Cómo puede ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o eliminación de los datos personales suministrados.

Todo lo anterior en base al modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales establecido por VENTA EQUIPOS S.A.S como el idóneo para permitir el acceso de información de la compañía vinculadas y relacionada con sus servicios.

Prueba de Autorización: Seadopta las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvieron las autorizaciones por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de estos.
Aviso de Privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Contenido del aviso de privacidad : El aviso de privacidad, contiene la siguiente información: No se requiere si está la política de privacidad publicada.
Datos de contacto del responsable del tratamiento.
El tipo de tratamiento al que se someterán los datos.
Mecanismos de acceso o consulta de la política de procedimientos para el manejo de base de datos.

12.DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Los datos personales son de propiedad de los titulares y solo por ellos pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, haremos uso sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra debidamente facultado, respetando lo establecido por la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales, así nos comprometemos a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Solicitar, informar y conservar la autorización del titular sobre la finalidad y los derechos que le asisten.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar, rectificar la información cuando sea necesario y suministrar únicamente datos que se encuentren autorizados.

Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento.
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

13.DEBERES DE ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco

(5) días hábiles contados a partir de su recibo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14.TRÁMITES DE LOS RECLAMOS

VENTA EQUIPOS S.A.S., tiene a disposición de sus trabajadores, clientes y proveedores, diversas formas para realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas al domicilio Calle 166 # 19 – 73 Piso 4, contacto telefónico (+57 601) 467 3302, correo electrónico lineaetica@ventaequipos.com página web https:/ www.ventaequipos.com/

Allí los interesados podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación, revocatoria del consentimiento y oposición al tratamiento de sus datos personales. En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la compañía presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud es necesario suministrar la siguiente información:

Nombre completos y apellidos.
Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
Medios para recibir propuesta a su solicitud.
Motivos que den lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer. (conocer, actualizar, rectificar solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
Firma (sí aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contando a partir del día siguiente, a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y fecha que se atenderá el reclamo, término que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que le reglamenten, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la protección de datos personales.

El titular podrá ejercer las siguientes acciones:

En virtud del derecho de acceso el titular podrá acceder y conocer sí su información personal está siendo objeto de tratamiento, así:

El titular puede conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
El titular puede tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

El titular cuenta con el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo lleva sobre el tipo de datos personales tratados, todas y cada una de las finalidades del tratamiento.

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales se garantiza:

Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que ha dispuesto.

Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierten el presunto incumplimiento de cualquier deber contenido en la Ley 1581 de 2012 o en esta política, podrán presentar un reclamo ante el responsable de tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por el titular previa acreditación de su identidad o su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma acuta en representación de aquel, se tendrá por no presentada.
El responsable del tratamiento tiene la obligación rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. Al respecto se tendrá en cuenta: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y anexar la documentación que avale su petición.

El titular tiene derecho, en todo momento a solicitar la eliminación de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para las cuales fueron recolectados.

Esto implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, base de datos o tratamientos realizados. Es importante, que este derecho del titular no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas y si los datos son necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados por el titular.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocatoria del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, por lo que deberá dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocatoria parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.

En la segunda hipótesis se deberá indicar con cual tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

15.MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, se han adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Implementación de medidas de seguridad: La compañía mantiene procedimientos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información; el procedimiento deberá contener:

Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido por la ley 1581 de 2012.

Funciones y obligaciones del personal.

Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

Plan de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización de este.

16.MODIFICACIONES Y VIGENCIA

VENTA EQUIPOS SAS , se reserva el derecho de modificar la política de Protección de datos personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de medios habituales de contacto y/o a través de su página web. En caso de no estar de acuerdo por las razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de la información a través de los canales indicados anteriormente, sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la empresa.

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos Personales que conforman las bases de datos de la empresa y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de estos por el titular del dato después de la notificación de la nueva política de privacidad constituye la aceptación de esta.

Fecha de publicación y entrada en vigor. La presente política rige a partir del 27 de octubre de 2022.